Delegasyon, bir yöneticinin iş yükünü etkili bir şekilde dağıtarak ekibin verimliliğini artıran kritik bir yönetim becerisidir.

İşimizde zaman ve enerjimizi en etkin şekilde kullanmayı hedefleriz. Delegasyon, yöneticilerin zamanlarını ve kaynaklarını en verimli şekilde yönetmelerine yardımcı olur.

Delege etmek, yöneticilerin ekibindeki çalışanların yeteneklerine ve güçlü yönlerine güvenerek görevleri uygun kişilere devretmesini sağlar. Bu sayede herkes en iyi yeteneklerini kullanarak katkıda bulunabilir. Aynı zamanda, çalışanlar yeni beceriler öğrenme ve sorumluluk alma fırsatı bulurlar, bu da onların motivasyonunu artırır ve kişisel ve profesyonel gelişimlerine katkıda bulunur.

Ancak, önemli bir noktayı belirtmek gerekir: Görev devredilirken, sorumluluk devredilmez. Nihai sorumluluk yöneticide kalır.

Gözlemlerime dayanarak ifade edebilirim ki birçok sektörde, yöneticiler delege etmekten çekiniyor veya hangi görevleri devredebilecekleri konusunda kararsız kalıyorlar. “Bu işi başkasına anlatmak yerine ben yaparım daha iyi” veya “Aslında bunlar sevdiğim görevler ama zamanım yok” gibi cümleler duyuyorum. Bu durum, yöneticilerin odaklarını ekip gelişiminden uzaklaştırarak onları yoruyor ve böylece ekiplerin gelişimini de engelliyor.

Hadi gelin, birlikte bu delegasyon meselesini çözelim.

Başlamak için bir kağıt ve kalem alın ya da temiz bir Excel dosyası açın. Ardından, dört sütun oluşturun ve bunları sırasıyla A, B, C ve D olarak adlandırın.

Sorumluluğunuzdaki tüm görevleri düşünün. Hangi görevleri çok iyi yaptığınızı, keyifle yaptığınızı, hızlı yaptığınızı, diğer çalışanlara kıyasla ortalamada yaptığınızı ve hangi görevlerde daha yavaş olduğunuzu belirleyin.

Şimdi yazma zamanı geldi!

• Mükemmel, ustaca veya birçok kişiden daha iyi ve hızlı yaptığınız, sizi motive eden ve keyif veren görevleri A sütununa yazın.
• İyi yaptığınız ama çok hızlı olmadığınız görevleri B sütununa yazın.
• Diğer kişilere kıyasla ortalamada yaptığınız, yaparken de pek keyif almadığınız görevleri C sütununa yazın.
• Diğer kişilere göre ortalamanın altında yaptığınız, yavaş olduğunuz veya hata yaptığınız görevleri ise D sütununa yazın.

Şimdi gelelim hangi kolondaki görevleri delege edeceğimize…

• A sütunundaki görevler, ASLA delege etmeyeceğiniz görevlerdir çünkü bunlar sizin güçlü yönlerinizdir; keyifle ve başarıyla tamamladığınız görevlerdir.
• İlk olarak delege edeceğiniz görevler, D sütunundaki görevlerdir. Bu görevler, performansınızın ortalamanın altında olduğu, hata yapma olasılığınızın yüksek olduğu görevlerdir. Öncelikle bu sütundaki görevleri delege etmek önemlidir.
• İkinci öncelikte delege edeceğiniz görevler, C sütunundakilerdir. Bunlar, ortalama performans sergilediğiniz ancak pek keyif almadığınız görevlerdir.
• B sütunundaki görevler ise, aciliyet, önem düzeyi ve kaynakların durumuna göre zaman zaman delege edebileceğiniz görevlerdir. Bunlar, çok hızlı yapmadığınız ancak iyi yaptığınız görevlerdir. İzinli olacağınız dönemlerde veya acil diğer konulara odaklanılması gereken durumlarda bu görevleri delege etmek uygun olabilir.

Delege edeceğiniz görevleri ve çalışanları belirledikten sonra, neden bu görevleri delege ettiğinizi açıklamanız büyük önem taşır. Açıklamalarınız, görevleri yerine getirmek için gereken kaynakları sağlamanız ve gerekli yönlendirmeleri yapmanızı sağlar. Ayrıca, görevin tamamlanması sürecinde çalışana destek olmanız da son derece kritik. Görev tamamlandığında, kontrol edip gerekli geribildirimleri sağlamayı da unutmamalısınız. Bu yaklaşım, sadece sizin değil, aynı zamanda ekibinizin de gelişimine katkıda bulunarak uzun vadeli başarı için sağlam bir temel oluşturacaktır.